How to begin "digital transformation" in your organization?

Each decade has its own most characteristic keywords. At one point, it seemed that all the products, as far as possible, were only identified with "ECO", "BIO", then "competencies" and other words appeared. Today, we are hearing more and more about 'digitization' and 'digital transformation'. Is it worth for an organization? Whether it is the first necessity in every company or just vision? These questions are probably the ones that entrepreneurs and also employees ask themselves when they think more carefully, when managers start talking about it more often. Lets look at this from the business principle of supply and demand point of view . 

The company's goal is to develop and earn, thus creating an opportunity to adapt to as yet unknown and unexpected situations. In fact, it's like a live organism. Also in the family it is important to work, earn, make savings and be able to adapt. Often the need to adapt is not due to a person's or company's desire, but because "times have changed". There are "times" that change slowly - we use less of one product and more of another, less of some services, but more of others, for example, how many are currently buying laundry soap? We have started using a washing machine, so laundry soap in its previous form has become unnecessary. There are changes that occur unexpectedly and turn everyday life upside down. Anyone who remembers events of the 2020 virus pandemic will agree that daily routine was changed. Can such events be predicted? Are we ready for the next unexpected turn in the family and companies? 

If I go back to the 'digital transformation', there are no parallels between its entry and the pandemic, and yet it has a very strong connection. Demand is not only for one or the other product, but also for the way we deliver, how we communicate with our customer and what experience of buying my goods he gets. What exactly customer needs to do to get my goods, how much time does it take for him, where to receive them, how to make the decision or change it at the time of purchase. It is in this respect that the previous year has made all the big changes, where on every step you can hear - online and remote. Initially, it caused a lot of headache and discomfort, but in the long run we are also starting to appreciate the benefits. To buy some goods you only need an internet connection and to sell, the same and present some technical solution, or in other words software. Demand for goods appears to have changed slightly, more in some segments, less in others and even increased in others. However, the demand for the form of service and the possibilities to use it to your advantage have changed significantly.

I have looked at ten recommendations, both for entrepreneurs and everyone else, that would allow you to sequentially increase your ability to respond to changing demand in the company. They are complemented with my notes, explaining why it is worth trying to implement them.

1. Start talking about digitalization in your company
1. Start talking about digitalization in your company

It can be a good "start shot", just start talking about it, discussing it, looking for ideas that seem relevant to both the management and the employees. Find out how the company's employees see this development. They are often the ones who face customer issues, partner calls and needs. Consider it as one of the items on the daily agenda [...]

2. Reduce "paperwork"
2. Reduce "paperwork"

Šai virzībai saskatu vairākas pozitīvas ietekmes. Pirmā un visvieglāk saskatāmā ir samazinājums papīra izmantošanā, kam līdzi nāktu arī mazāk drukas materiāli – tinte, pulveris, drukas ierīču apkopes. Ja vien ir iespēja izvairīties drukāt, tad to arī dariet. Kāds apgalvo, ka vieglāk saprast lasot no papīra. Neapšaubu, tomēr uzskatu, ka ir paradumi kuru maiņa vajadzīga lai […]

3. Get more data on your business processes
3. Get more data on your business processes

Saka, ka datiem bez analīzes nav vērtības. Es šim apgalvojumam nevaru pilnībā piekrist. Vairākās praktiskās situācijās pierādijies, ja ir dati, tad ir no kā vadīties. Līdzīgi varētu teikt kokapstrādes darbnīcā par kādu materiālu. Jā, iespējams, materiāls, ko pēkšņi vari iegūt par izdevīgu cenu nav vajadzīgs tūliņ, tomēr nākošajā brīdī tas var būt “zelta” vērts. Ja […]

4. Evaluate the possibility to implement management systems
4. Evaluate the possibility to implement management systems

, tādas kā personālvadības sistēmas HRM, klientu attiecību sistēmas CRM, projektu vadības sistēmas. Šis ieteikums šķiet klasisks programmatūras pārdevēju aicinājums. Neesmu ieinteresēts kāda noteikta produkta ieteikšanā, esmu ieviesis sistēmas arī ar vienkāršiem, katrā birojā sastopamiem programmu risinājumiem. Liels ieguvums šajos rīkos ir strukturētu datu uzkrāšana, kas savienojumā ar ļoti ātrām meklēšanas iespējām ļauj novērtēt situāciju […]

5. Find the constriction
5. Find the constriction

Tieši tur meklējamas visefektīvākās digitalizācijas iespējas. Nereti kāds no procesiem aizņem lielu daļu laika, tas ir ļoti riskants dažādu apstākļu dēļ, vai, iespējams, ļoti dārgs. Protams, ne vienmēr tam būs viegls risinājums un ne vienmēr tas ir atrodams “vienā rāvienā”, tomēr ir skaidrs, ka tieši šī jautājuma atrisinājums uzņēmumam ļautu paiet soli uz priekšu. Ja […]

6. One can't get all done - look for a team
6. One can't get all done - look for a team

Digitalizācijas procesu uzsākt vienam ir milzīga cīņa, tas var arī būt neiespējami. Šis ieteikums izteikti saskan ar pirmo, kur aicinu sākt runāt par to sapulcēs un citās komunikācijas formās. Ja veidosiet lielāku izpratni, spēsiet formulēt sava uzņēmuma digitālās attīstības vīziju un nospraust kaut nelielus, bet nākošos soļus, šī mērķa īstenošanā atradīsiet aizvien lielāku darbinieku iesaisti […]

7. Envision where your company will be in 5-10 years
7. Envision where your company will be in 5-10 years

Kāds teiks, ka viņam ir skaidrs kā redz uzņēmumu pēc šī laika, tomēr visai bieži nākas secināt, ka šī vīzija balstīta uz esošiem apstākļiem un šī brīža klientu paradumiem. Jau pieminēju, cik ļoti tie mainījušies pēdējā gada laikā un esmu pārliecināts, nekad vairs nebūs kā iepriekš. Šobrīd mums jāspēj skatīties, ko dara lielās kompānijas ne […]

8. Store your data in "cloud"
8. Store your data in "cloud"

Līdzīgi, kā samazinot drukāšanu, arī šis solis maina attieksmi un izpratni par iespējām rīkoties ar datiem. Man būtu visai grūti atrast, kā datu glabāšana var būt būtiski lētāka un drošāka kā šajā variantā. Vienīgi tad, ja iegādāta tehnika pavisam nesen, un runa ir par augstas veiktspējas serveru datortehniku. Vairākos gadījumos pierādījies, ka pakalpojums sanāk drošāks […]

9. Search for new data and new products
9. Search for new data and new products

Nedz gaļu nedz zivis nevajagot pārcept. Tāpat ir ar dārzeņiem un vārīšanu. Līdzīgi ir ar jauniem produktiem uzņēmumā – tos faktiski arī nevajag “pārcept”. Pie produkta strādājot un to attīstot gribas to padarīt vēl labāku, taču ir vērts uzdot sev jautājumu, vai to tiešām vajag? Vai pircējs to novērtēs un tas dos vērā ņemamu pienesumu? […]

10. Don't stop after first attempt
10. Don't stop after first attempt

Runā, ka digitalizācija ir nebeidzams process. Es tam īsti negribu piekrist. Es drīzāk teiktu, ka sekošana tehnoloģiju attīstībai un tendencēm nudien ir nebeidzams process. Šī brīža lielākā aktualitāte, kas kļūst par uzņēmumu mērķi ir digitālā transformācija. To nebūs iespēja uzsākt kā projektu, paveikt noteiktus soļus un gatavs, jo tā paredz plānot biznesa procesus tehnoloģijās balstīti, […]

previous arrow
next arrow

I wish you to take the first steps in digitization and take the next ones. I invite you to cooperation, where we can provide consultations, find solutions or more knowledgeable specialists for the needs of your company. Also follow the trainings we offer and gain new knowledge or we can organize trainings in your company upon request. Lets join "digitization train" in Cēsis together.

Aleksandrs Ļubinskis

Cesis Digital centre

Chairman of the board